Voyez comment obtenir les autorisations et l’aide de la Ville de Laval pour organiser un événement spécial.1
Obtenir l’autorisation de la Ville de Laval pour organiser un événement
Conditions d’admissibilité
- Votre événement doit respecter la réglementation en vigueur.
- Votre événement doit être en lien avec les orientations et les domaines d’intervention de la Ville : culture, loisir, sport, développement social ou environnement.
- Votre événement doit être de nature publique.
- Votre événement doit être accessible à toute la population lavalloise, peu importe son statut social, économique ou physique.
- Votre événement doit proposer des activités majoritairement gratuites, avec entrée libre.
- Votre événement doit être différent des autres événements soutenus par la Ville de Laval (lieu, date, quartier, etc.).
- En vertu du règlement L-12424 portant sur la gestion des matières résiduelles, vous devez disposer sur le site d’équipements, incluant des contenants clairement identifiés et positionnés en duo, de manière à permettre le tri des déchets et des matières recyclables. Par ailleurs, si votre événement implique la vente ou la distribution de nourriture, vous devez également disposer de bacs bruns afin de valoriser les matières organiques générées.
- Enfin, vous devez mentionner la collaboration de la Ville de Laval dans vos outils promotionnels.
Consultez le cadre de gestion des événements spéciaux (PDF, 811 ko) pour en savoir plus sur les conditions d’admissibilité.
Événements au parc Bernard-Landry
Pour organiser un événement au parc Bernard-Landry, vous devez respecter les conditions d’admissibilité listées ci-dessus ainsi que celles du Cadre d’opération du parc Bernard-Landry (PDF, 584 ko).
Vous pouvez utiliser les barbecues en libre-service.
Faire une demande d’autorisation
Vous devez transmettre votre demande au moins 3 mois avant l’événement, et de préférence jusqu’à 6 mois avant celui-ci.
- Complétez le formulaire :
- Si vous êtes un organisme ou une table de concertation, envoyez-le par courriel à votre répondant municipal, accompagné des documents requis.
- Si vous êtes une institution, envoyez-le par courriel à viedequartier@laval.ca.
Dès que votre demande aura été traitée, nous vous contacterons pour vous indiquer les étapes suivantes.
Prêt d’équipements municipaux
Votre organisme peut bénéficier gratuitement de certains équipements et infrastructures de la Ville de Laval dans le cadre d’un événement spécial.
Équipements disponibles
- L’inventaire des équipements est détaillé dans le catalogue de prêt d’équipement (PDF, 1 Mo). Contactez votre répondant municipal pour en savoir plus sur le matériel disponible à vos dates d’événement.
- Les équipements sont prêtés selon leur disponibilité. Votre répondant municipal vous confirmera les quantités d’équipements disponibles par courriel.
- Nous n’avons pas de chapiteau, de tente ou de kiosque.
- Nous ne prêtons ou ne louons pas de véhicules (automobiles, camions, nacelles, etc.).
Conditions à respecter
Vous êtes responsable des équipements pendant toute la durée du prêt. En cas de perte ou de bris, la Ville de Laval peut vous facturer le montant de la réparation ou du remplacement.
Vous devez également respecter les éléments suivants :
- Aviser votre répondant municipal si les quantités d’équipements livrés sont différentes de celles indiquées dans votre confirmation.
- Signaler les bris ou le mauvais fonctionnement des équipements.
- Nettoyer le matériel utilisé.
- Protéger le matériel de la pluie ou des intempéries.
- Utiliser les équipements sur le territoire de la Ville de Laval.
- Ne pas utiliser les équipements à des fins personnelles ou pour des activités privées.
- Vider et retourner les poubelles et les barils après leur utilisation.
- Replacer le matériel tel qu’il a été livré (rallonge électrique roulée, chaise empilée, table pliée, etc.) et au même endroit.
- Si des équipements ne sont pas ramassés, nettoyés, replacés ou empilés convenablement, la Ville peut facturer le temps alloué aux tâches par ses employés.
- La livraison et la récupération des équipements doivent se faire au même endroit.
- Elles doivent se faire à l’extérieur des bâtiments, à l’exception de certains équipements fragiles qui sont déposés ou récupérés à l’entrée intérieure du bâtiment.
- Vos lieux de livraison et de récupération doivent être accessibles, sécuritaires et disposer d’un service de surveillance. Si l’accès est restreint, vous devez prendre une entente avec votre répondant municipal.
Faire une demande de prêt d’équipements
Si vous êtes un organisme, votre demande doit provenir d’une personne employée, d’un ou d’une membre du conseil d’administration ou d’une personne désignée par l’organisme.
Si vous êtes une institution, votre demande doit être envoyée par une personne employée de la direction.
- Complétez le formulaire :
- Envoyez-le à votre répondant municipal au minimum 10 jours ouvrables avant la date du prêt. Aucun ajout de matériel ne sera accepté 5 jours ouvrables avant la date du prêt.
Soutien aux événements écoresponsables
La Ville de Laval encourage et soutient l’organisation d’événements écoresponsables sur son territoire.
À travers sa Stratégie lavalloise de gestion des matières résiduelles 2020-2025, la Ville veut agir comme catalyseur afin de réduire à la source les matières résiduelles générées ainsi que celles envoyées à l’enfouissement.
Dans le cadre de cette démarche, elle met à la disposition des organisateurs d’événements (petits et grands) une boite à outils pratique pour l’organisation d’événements écoresponsables.
Boîte à outils écoresponsable
Guides d’accompagnement
Aide-mémoire
Outil
- Un événement spécial est une activité à caractère social, festif, sportif, culturel, récréatif, corporatif ou communautaire, ayant une durée limitée dans le temps, qui se déroule de façon ponctuelle ou récurrente et qui contribue à dynamiser un milieu de vie. ↩︎
